Un processo digitale può dimostrare che un’approvazione è avvenuta senza riuscire a spiegare la decisione. Per chi guida un’azienda, la distinzione è questa: registrare il completamento di un’attività è utile, ma non equivale a mostrare chi ha deciso, quando e sulla base di quali informazioni.

Il divario emerge quando il lavoro passa a un’altra persona. Un’approvazione viene presa in carico da un nuovo responsabile. Mesi dopo, qualcuno chiede perché sia stata concessa. Se per rispondere occorre cercare un vecchio documento o affidarsi alla memoria di chi ha approvato, il processo ha registrato l’evento, ma ha lasciato altrove le ragioni della scelta.

Un’approvazione registrata può restare inspiegabile

Si pensi a un’approvazione ordinaria. Arriva una richiesta, qualcuno la esamina e il sistema la segna come approvata. Lo stato indica ai colleghi che cosa può accadere dopo. Non mostra necessariamente quale versione della richiesta fosse disponibile, quali documenti la accompagnassero o se l’approvazione avesse una condizione.

Non serve trasformare ogni scelta in una lunga relazione. Serve che questi elementi restino collegati alla scelta. Altrimenti, chi la esamina in seguito può trovare uno stato finale e diverse spiegazioni plausibili, senza poter stabilire quale abbia guidato la decisione.

La responsabilità passa, il contesto può rimanere indietro

Dopo l’approvazione, un’altra persona può assumere la responsabilità del passaggio successivo. Vede il permesso di procedere, ma non necessariamente i suoi presupposti o i suoi limiti. Il passaggio dipende allora da un messaggio, da un file separato o dal ricordo di chi era presente. Ognuno di questi elementi può aiutare, ma nessuno accompagna automaticamente la registrazione dell’approvazione.

La scelta progettuale è se trasferire soltanto un’attività o anche il contesto necessario per svolgerla. Mantenere collegate la decisione, le informazioni che la sostengono e la responsabilità di chi subentra consente di seguire il processo senza dover ricostruire la conversazione.

Le prove mancanti diventano il lavoro di qualcun altro

Quando arriva una richiesta di spiegazioni, comincia la ricostruzione. Si cerca il documento pertinente, si verifica quale versione esistesse al momento della scelta e si contattano colleghi che potrebbero ricordare. È lavoro che richiede tempo e attenzione, anche quando non si può attribuire un costo attendibile a quella specifica approvazione.

Per questo occorre leggere con precisione i dati più generali. APQC ha rilevato il tempo impiegato dalle persone intervistate per trovare informazioni, rifare lavori già esistenti e individuare chi potesse rispondere a una domanda. Sono attività lavorative generali. I valori non misurano il costo di spiegare un’approvazione né quello di preparare un audit.

L’alternativa è rendere la possibilità di spiegare una decisione parte del processo fin dal momento in cui viene presa. Una piattaforma unica e un unico modello dati sono un principio progettuale utile se mantengono ogni approvazione collegata, fin dall’inizio, a chi ha deciso, al momento della scelta, alle informazioni di supporto e al successivo passaggio di responsabilità. Le prove possono così essere disponibili per un audit senza chiedere alle persone di costruire a posteriori una spiegazione credibile. L’obiettivo non è una cronologia più lunga. È una registrazione che conservi gli elementi su cui si è fondata la decisione.

I processi digitali della vostra organizzazione sono davvero in grado di dimostrare come e perché è stata presa una decisione?